Imkersoftware für Vereine und Erwerbsimker: was sie können muss

Teil 1: Imkerverein

Im Verein arbeiten viele Menschen mit unterschiedlicher Erfahrung zusammen. Am Lehrbienenstand schauen Anfänger und Paten in dieselben Bienenvölker, in der Schulung soll jeder mitschreiben, und am Vereinsabend will der Vorsitzende zeigen, wie Dokumentation heute aussehen kann. Eine Imkersoftware für den Verein muss deshalb vor allem mit mehreren Menschen umgehen können, ohne dass jemand die Daten eines anderen verändert, der das nicht soll.

Worauf Vereine achten sollten

• Rechte statt gemeinsamem Passwort: Jedes Mitglied braucht ein eigenes Konto. Wer nur zuschauen soll, bekommt Leserechte, wer am Lehrbienenstand einträgt, darf bearbeiten.
• Einladen ohne Aufwand: Neue Mitglieder sollten mit einem Link oder einer E-Mail dazukommen, nicht über ein Formular, das der Vorstand von Hand pflegt.
• Freigaben, die sich zurücknehmen lassen: Endet ein Kurs oder verlässt jemand den Verein, muss der Zugang mit einem Klick enden.
• Austausch an einem Ort: Fragen, Termine und Fotos vom Bienenstand gehören in eine Gruppe, die nur Mitglieder sehen, wenn ihr das wollt.
• Kosten für Anfänger: Wer gerade die ersten zwei Bienenvölker hat, sollte die Software ohne Kosten nutzen können.
• Datenschutz: Achtet darauf, wo die Daten liegen und ob die Software ihre Dienstleister offenlegt. Wenn ihr als Verein personenbezogene Daten eurer Mitglieder durch einen Anbieter verarbeiten lasst, verlangt Artikel 28 der Datenschutz-Grundverordnung einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung.

So geht es mit iBeekeeper

In der Community legt ihr eine Gruppe mit der Kategorie „Verein/Verband“ an. Die Sichtbarkeit bestimmt, wer sie findet: öffentlich, geschlossen oder privat. Gründer und Moderatoren erstellen einen Einladungslink, der 90 Tage gilt und sich jederzeit zurückziehen lässt; wer noch kein Konto hat, registriert sich direkt auf der Einladungsseite.

Für gemeinsame Bienenvölker, etwa am Lehrbienenstand, legt ihr eine Organisation an. Jedes Mitglied bekommt eine Rolle: Administrator, Mitglied oder Betrachter. Standorte, Gruppen von Bienenvölkern oder alle eigenen Bienenvölker gebt ihr an einzelne Freunde oder an die ganze Organisation frei, nur zum Ansehen, zum Ansehen und Bearbeiten oder zur vollen Verwaltung. Zum Ansehen freigeben geht auch im kostenlosen Paket, für Bearbeitungsrechte braucht ihr ein gebuchtes Paket.

Bis 5 Bienenvölker ist iBeekeeper für jedes Mitglied dauerhaft kostenlos. Zum Vorführen legt „Beispieldaten laden“ Beispiel-Bienenvölker mit Stockkarten, Fütterungen, Behandlungen, Ernten und Lager an. Paten eines Vereinsbienenvolks bekommen einen Link zu ihrem Bienenvolk, auf Wunsch mit Passwort und Ablaufdatum. Unter Freunde zeigt „Imker verbinden“ euren persönlichen QR-Code; wer ihn scannt, schickt euch eine Freundschaftsanfrage. Folien und ein Handout für den Vereinsabend gibt es auf der Seite Für Vereine. Den Vertrag zur Auftragsverarbeitung findet ihr unter Auftragsverarbeitung.

Teil 2: Erwerbsimkerei

In der Erwerbsimkerei hängt der Ertrag an vielen Bienenvölkern, oft an mehreren Standorten und mit Wanderung in die Tracht. Dazu kommen Nachweise für Behörden und Kunden, der Verkauf und die Buchhaltung. Eine Imkersoftware muss hier vor allem Zeit sparen: Was du an hundert Bienenvölkern tust, darfst du nicht hundertmal eintippen müssen.

Worauf Erwerbsimker achten sollten

• Sammelerfassung: Fütterung, Behandlung und Durchsicht sollten sich für viele Bienenvölker in einem Schritt eintragen lassen, etwa für alle an einem Standort.
• Standorte und Wanderung: Wann welches Bienenvolk wo stand, gehört zur Dokumentation, für die eigene Auswertung ebenso wie für Rückfragen der Behörden.
• Nachweise für Tierarzneimittel: Jede Behandlung muss mit den Angaben nach Artikel 108 der Verordnung (EU) 2019/6 aufgezeichnet und mindestens fünf Jahre lang für Kontrollen bereitgehalten werden. Bei vielen Bienenvölkern lohnt sich ein Bestandsbuch, das aus den Einträgen von selbst entsteht.
• Rückverfolgbarkeit: Lebensmittelunternehmer müssen nach Artikel 18 der Verordnung (EG) Nr. 178/2002 feststellen können, von wem sie Lebensmittel und Stoffe erhalten haben, die in ihre Erzeugnisse eingehen, und an welche Unternehmen sie geliefert haben. Eine Losnummer je Abfüllung und die Verbindung von Ernte und Glas helfen dabei.
• Lager und Verkauf: Gläser, Etiketten, Mittelwände und fertiger Honig müssen im Bestand stimmen, auch nach einem Markttag.
• Mehrere Personen: Mitarbeiter oder Familienmitglieder tragen mit ein. Du willst nachvollziehen können, wer was wann gemacht hat.
• Ehrliche Grenzen: Eine Imkersoftware ersetzt weder die Finanzbuchhaltung noch die Steuerberatung. Kläre, welche Unterlagen dein Steuerberater in welcher Form braucht, und ob die Software sie exportieren kann.

So geht es mit iBeekeeper

Die Pakete reichen bis 300 Bienenvölker, der Preis richtet sich nach ihrer Zahl. Fütterungen, Behandlungen, Stockkarten und Aufgaben legst du für mehrere Bienenvölker in einem Schritt an, auf Wunsch für alle an einem Standort. Wanderungen trägst du am Bienenvolk ein, die Chronik zeigt jedes Bienenvolk mit allen Einträgen auf einer Zeitachse.

Aus den Behandlungen entsteht das Bestandsbuch (Deutschland) als PDF, je Standort und Jahr, mit laufender Nummer je Behandlung und Jahresabschluss. Bei der Ernte vergibst du eine Losnummer, druckst das Etikett als PDF und gibst deinen Kunden über einen QR-Code die Seite der Charge mit, auf Wunsch mit Laborbefund. Im Lager verwaltest du Artikel auf Lagerplätzen, mit Warnungen vor dem Mindesthaltbarkeitsdatum.

Am Marktstand und im Hofladen kassierst du mit der App Kasse für iPhone und iPad, mit Paket; bar auch ohne Netz, und der Bestand im Lager stimmt danach. Im Kassenbuch erfasst du Einnahmen und Ausgaben, schreibst Rechnungen als PDF und hängst Belegfotos an die Buchung. Mit einer Organisation arbeitet ihr zu mehreren an denselben Bienenvölkern, jede Person mit eigenem Konto, und der Tätigkeitsbericht zeigt mit Paket, wer was wann gemacht hat.

Hast du bisher mit Tabellen gearbeitet, importierst du Stockkarten aus CSV-, XLS- oder XLSX-Dateien. Deine Daten exportierst du jederzeit als CSV, JSON oder ZIP, auch ohne Paket.

Checkliste vor der Entscheidung

• Lege zehn Test-Bienenvölker an einem Standort an und trage eine Fütterung für alle in einem Schritt ein.
• Gib einem zweiten Konto ein Bienenvolk nur zum Ansehen frei und prüfe, dass es nichts ändern kann.
• Erzeuge das Bestandsbuch für ein Jahr und prüfe jede Spalte gegen die Pflichtangaben.
• Vergib bei einer Ernte eine Losnummer und verfolge sie bis zum Etikett.
• Exportiere alle Daten und frag deinen Steuerberater, ob er mit den Dateien arbeiten kann.

Passend dazu

• Imker App iBeekeeper
• Imkersoftware im Überblick
• Für Vereine
• Preise und Pakete
• Imker App: worauf du achten solltest