Logiciel apicole pour associations et apiculteurs professionnels : ce qu'il doit savoir faire

Partie 1 : association d'apiculteurs

Dans une association, de nombreuses personnes d'expérience différente travaillent ensemble. Au rucher-école, débutants et parrains regardent dans les mêmes colonies, en formation chacun doit pouvoir prendre des notes, et à la soirée de l'association, le président veut montrer à quoi peut ressembler la documentation aujourd'hui. Un logiciel apicole pour l'association doit donc surtout savoir gérer plusieurs personnes, sans que quelqu'un modifie les données d'un autre qui ne le doit pas.

Sur quoi les associations devraient être attentives

• Des droits plutôt qu'un mot de passe commun : chaque membre a besoin de son propre compte. Celui qui doit seulement regarder reçoit des droits de lecture, celui qui saisit au rucher-école peut modifier.
• Inviter sans effort : les nouveaux membres devraient arriver avec un lien ou un e-mail, pas par un formulaire que le bureau tient à la main.
• Des partages que l'on peut retirer : quand un cours se termine ou que quelqu'un quitte l'association, l'accès doit s'arrêter en un clic.
• Des échanges au même endroit : les questions, dates et photos du rucher ont leur place dans un groupe que seuls les membres voient, si vous le souhaitez.
• Des coûts pour les débutants : celui qui vient d'avoir ses deux premières colonies devrait pouvoir utiliser le logiciel sans frais.
• Confidentialité : faites attention à l'endroit où se trouvent les données et à la transparence du logiciel sur ses prestataires. Si, en tant qu'association, vous faites traiter par un prestataire des données personnelles de vos membres, l'article 28 du règlement général sur la protection des données (RGPD) exige un contrat de sous-traitance.

Comment cela se passe avec iBeekeeper

Dans la communauté, vous créez un groupe avec la catégorie « Association/Fédération ». La visibilité détermine qui le trouve : public, fermé ou privé. Les fondateurs et les modérateurs créent un lien d'invitation, valable 90 jours et que l'on peut retirer à tout moment ; celui qui n'a pas encore de compte s'inscrit directement sur la page d'invitation.

Pour des colonies communes, par exemple au rucher-école, vous créez une organisation. Chaque membre reçoit un rôle : « Administrateur », « Membre » ou « Observateur ». Les ruchers, les groupes de colonies ou toutes vos propres colonies, vous les partagez avec des amis individuels ou avec toute l'organisation, en consultation seule, en consultation et modification ou en gestion complète. Le partage en consultation seule est possible aussi avec le forfait gratuit, pour les droits de modification, il vous faut un forfait souscrit.

Jusqu'à 5 colonies, iBeekeeper est gratuit durablement pour chaque membre. Pour une démonstration, « Charger les données d'exemple » crée des colonies d'exemple avec fiches de colonie, nourrissements, traitements, récoltes et inventaire. Les parrains d'une colonie de l'association reçoivent un lien vers leur colonie, si vous le souhaitez avec mot de passe et date d'expiration. Sous « Amis », « Connecter des apiculteurs » affiche votre code QR personnel ; celui qui le scanne vous envoie une demande d'amitié. Des diapositives et un support à distribuer pour la soirée de l'association se trouvent sur la page Pour les associations. Le contrat de sous-traitance, vous le trouvez sous Contrat de sous-traitance.

Partie 2 : apiculture professionnelle

Dans l'apiculture professionnelle, le rendement dépend de nombreuses colonies, souvent sur plusieurs ruchers et avec de la transhumance vers la miellée. S'y ajoutent les justificatifs pour les autorités et les clients, la vente et la comptabilité. Un logiciel apicole doit ici surtout faire gagner du temps : ce que tu fais sur cent colonies, tu ne dois pas avoir à le saisir cent fois.

Sur quoi les apiculteurs professionnels devraient être attentifs

• Saisie collective : nourrissement, traitement et visite devraient pouvoir se saisir pour de nombreuses colonies en une seule fois, par exemple pour toutes celles d'un rucher.
• Ruchers et transhumance : quelle colonie se trouvait où et quand fait partie de la documentation, pour ta propre analyse comme pour les questions des autorités.
• Justificatifs pour les médicaments vétérinaires : chaque traitement doit être enregistré avec les indications de l'article 108 du règlement (UE) 2019/6 et tenu à disposition pour les contrôles pendant au moins cinq ans. Avec de nombreuses colonies, un registre d'élevage qui se génère tout seul à partir des saisies vaut la peine.
• Traçabilité : les exploitants du secteur alimentaire doivent, selon l'article 18 du règlement (CE) n° 178/2002, pouvoir identifier de qui ils ont reçu des denrées alimentaires et des substances entrant dans leurs produits, et à quelles entreprises ils ont livré. Un numéro de lot par mise en pot et le lien entre récolte et pot aident pour cela.
• Inventaire et vente : les pots, étiquettes, cires gaufrées et le miel prêt à la vente doivent être exacts dans le stock, même après un jour de marché.
• Plusieurs personnes : des employés ou des membres de la famille saisissent aussi. Tu veux pouvoir retracer qui a fait quoi et quand.
• Des limites honnêtes : un logiciel apicole ne remplace ni la comptabilité financière ni le conseil fiscal. Clarifie quels documents ton expert-comptable a besoin et sous quelle forme, et si le logiciel peut les exporter.

Comment cela se passe avec iBeekeeper

Les forfaits vont jusqu'à 300 colonies, le prix dépend de leur nombre. Nourrissements, traitements, fiches de colonie et tâches, tu les crées pour plusieurs colonies en une seule fois, si tu le souhaites pour toutes celles d'un rucher. Les transhumances, tu les saisis à la colonie, la chronique montre chaque colonie avec toutes ses saisies sur une ligne du temps.

À partir des traitements, le registre d'élevage (Allemagne) est généré en PDF, par rucher et par année, avec un numéro d'ordre par traitement et une clôture annuelle. À la récolte, tu attribues un numéro de lot, tu imprimes l'étiquette en PDF et tu donnes à tes clients, via un code QR, la page du lot, si tu le souhaites avec le résultat d'analyse de laboratoire. Dans l'inventaire, tu gères les articles sur des emplacements de stockage, avec des avertissements DDM.

Au stand de marché et à la boutique de la ferme, tu encaisses avec l'appli Kasse pour iPhone et iPad, avec un forfait ; en espèces aussi sans réseau, et le stock dans l'inventaire est ensuite exact. Dans la comptabilité, tu saisis les recettes et les dépenses, tu écris des factures en PDF et tu joins des photos de justificatif à l'écriture. Avec une organisation, vous travaillez à plusieurs sur les mêmes colonies, chaque personne avec son propre compte, et le rapport d'activité montre, avec un forfait, qui a fait quoi et quand.

Si tu travaillais jusqu'ici avec des tableaux, tu importes les fiches de colonie à partir de fichiers CSV, XLS ou XLSX. Tes données, tu les exportes à tout moment en CSV, JSON ou ZIP, même sans forfait.

Liste de contrôle avant de décider

• Crée dix colonies de test dans un rucher et saisis un nourrissement pour toutes en une seule fois.
• Partage une colonie avec un deuxième compte en consultation seule et vérifie qu'il ne peut rien modifier.
• Génère le registre d'élevage pour une année et vérifie chaque colonne par rapport aux mentions obligatoires.
• Attribue un numéro de lot lors d'une récolte et suis-le jusqu'à l'étiquette.
• Exporte toutes les données et demande à ton expert-comptable s'il peut travailler avec les fichiers.

À voir aussi

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