Software de apicultura para associações e apicultores profissionais: o que tem de saber fazer

Parte 1: associação de apicultores

Numa associação trabalham em conjunto muitas pessoas com experiências diferentes. No apiário didático, principiantes e padrinhos olham para as mesmas colónias, na formação todos devem tomar notas, e na reunião da associação o presidente quer mostrar como pode ser hoje a documentação. Um software de apicultura para a associação tem por isso de saber lidar sobretudo com várias pessoas, sem que alguém altere os dados de outro que não deve.

No que as associações devem reparar

• Direitos em vez de uma palavra-passe comum: Cada membro precisa de uma conta própria. Quem só deve observar recebe direitos de leitura, quem regista no apiário didático pode editar.
• Convidar sem esforço: Os novos membros devem entrar com uma ligação ou um e-mail, não através de um formulário que a direção mantém à mão.
• Partilhas que se podem retirar: Quando um curso termina ou alguém sai da associação, o acesso tem de acabar com um clique.
• Troca num só sítio: Perguntas, datas e fotografias do apiário pertencem a um grupo que só os membros veem, se assim quiserem.
• Custos para principiantes: Quem acabou de ter as primeiras duas colónias deve poder usar o software sem custos.
• Privacidade: Vejam onde estão os dados e se o software divulga os seus prestadores de serviços. Se a associação deixa um fornecedor tratar dados pessoais dos seus membros, o artigo 28.º do Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD) exige um contrato de subcontratação.

Assim funciona com o iBeekeeper

Na Comunidade, criam um grupo com a categoria «Associação/Federação». A visibilidade determina quem o encontra: pública, fechada ou privada. Fundadores e moderadores criam uma ligação de convite, válida por 90 dias e que se pode retirar a qualquer momento; quem ainda não tem conta regista-se diretamente na página do convite.

Para colónias comuns, por exemplo no apiário didático, criam uma organização. Cada membro recebe uma função: Administrador, Membro ou Visualizador. Locais, grupos de colónias ou todas as colónias próprias partilham com amigos individuais ou com toda a organização, só para ver, para ver e editar ou para gestão completa. Partilhar para ver também funciona no pacote gratuito; para direitos de edição precisam de um pacote contratado.

Até 5 colónias, o iBeekeeper é grátis para sempre para cada membro. Para demonstrações, «Carregar dados de exemplo» cria colónias de exemplo com registos de colmeia, alimentações, tratamentos, colheitas e armazém. Os padrinhos de uma colónia da associação recebem uma ligação para a sua colónia, se quiserem com palavra-passe e data de validade. Em Amigos, «Ligar apicultores» mostra o vosso código QR pessoal; quem o digitaliza envia-vos um pedido de amizade. Slides e um folheto para a reunião da associação estão na página Para associações. O contrato de subcontratação encontram-no em Subcontratação.

Parte 2: apicultura profissional

Na apicultura profissional, o rendimento depende de muitas colónias, muitas vezes em vários locais e com transumância para as floradas. A isso juntam-se comprovativos para autoridades e clientes, a venda e a contabilidade. Aqui, um software de apicultura tem sobretudo de poupar tempo: o que fazes em cem colónias não deves ter de escrever cem vezes.

No que os apicultores profissionais devem reparar

• Registo em massa: Alimentação, tratamento e inspeção devem poder ser registados para muitas colónias num só passo, por exemplo para todas as de um local.
• Locais e transumância: Quando e onde esteve cada colónia faz parte da documentação, tanto para a tua própria análise como para perguntas das autoridades.
• Comprovativos para medicamentos veterinários: Cada tratamento tem de ser registado com os dados do artigo 108.º do Regulamento (UE) 2019/6 e estar disponível para controlos durante pelo menos cinco anos. Com muitas colónias, vale a pena um registo de tratamentos que resulte sozinho dos registos.
• Rastreabilidade: Os operadores do setor alimentar têm de poder identificar, nos termos do artigo 18.º do Regulamento (CE) n.º 178/2002, de quem receberam géneros alimentícios e substâncias que entram nos seus produtos e a que empresas forneceram. Um número de lote por enchimento e a ligação entre colheita e frasco ajudam nisso.
• Armazém e venda: Frascos, rótulos, cera alveolada e mel pronto têm de estar certos no stock, também depois de um dia de mercado.
• Várias pessoas: Colaboradores ou familiares também registam. Queres poder perceber quem fez o quê e quando.
• Limites honestos: Um software de apicultura não substitui nem a contabilidade financeira nem a consultoria fiscal. Esclarece que documentos o teu contabilista precisa e em que forma, e se o software os pode exportar.

Assim funciona com o iBeekeeper

Os pacotes chegam a 300 colónias, e o preço depende do seu número. Alimentações, tratamentos, registos de colmeia e tarefas crias para várias colónias num só passo, se quiseres para todas as de um local. As transumâncias registas na colónia, e a Crónica mostra cada colónia com todos os registos numa linha cronológica.

Dos tratamentos resulta o registo de tratamentos (Alemanha) em PDF, por local e por ano, com número sequencial por tratamento e encerramento anual. Na colheita atribuis um número de lote, imprimes o rótulo em PDF e dás aos teus clientes, através de um código QR, a página do lote, se quiseres com resultado laboratorial. No Armazém geres artigos em locais de armazenamento, com avisos de validade.

Na banca do mercado e na loja da quinta, cobras com a app Kasse para iPhone e iPad, com pacote; em dinheiro também sem rede, e o stock no armazém fica certo depois. No Livro caixa registas receitas e despesas, emites faturas em PDF e anexas fotografias de comprovativos ao lançamento. Com uma organização, trabalham em conjunto nas mesmas colónias, cada pessoa com conta própria, e o Relatório de atividade mostra, com pacote, quem fez o quê e quando.

Se até agora trabalhavas com folhas de cálculo, importas registos de colmeia de ficheiros CSV, XLS ou XLSX. Os teus dados exportas a qualquer momento em CSV, JSON ou ZIP, mesmo sem pacote.

Lista de verificação antes de decidir

• Cria dez colónias de teste num local e regista uma alimentação para todas num só passo.
• Partilha uma colónia com uma segunda conta apenas para ver e verifica que nada pode alterar.
• Gera o registo de tratamentos de um ano e verifica cada coluna em relação aos dados obrigatórios.
• Atribui um número de lote numa colheita e acompanha-o até ao rótulo.
• Exporta todos os dados e pergunta ao teu contabilista se consegue trabalhar com os ficheiros.

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