Biodlingsprogram för föreningar och yrkesbiodlare: vad det måste kunna

Del 1: Biodlarförening

I en förening arbetar många människor med olika erfarenhet tillsammans. I övningsbigården tittar nybörjare och faddrar i samma bisamhällen, i utbildningen ska alla kunna anteckna, och på föreningskvällen vill ordföranden visa hur dokumentation kan se ut i dag. Ett biodlingsprogram för föreningen måste därför framför allt kunna hantera flera personer utan att någon ändrar en annans uppgifter när det inte ska ske.

Vad föreningar bör tänka på

• Behörigheter i stället för ett gemensamt lösenord: Varje medlem behöver ett eget konto. Den som bara ska titta får läsbehörighet, den som för in i övningsbigården får redigera.
• Bjuda in utan besvär: Nya medlemmar bör kunna komma med via en länk eller ett e-postmeddelande, inte via ett formulär som styrelsen sköter för hand.
• Delningar som kan dras tillbaka: Slutar en kurs eller lämnar någon föreningen måste åtkomsten kunna upphöra med ett klick.
• Utbyte på ett ställe: Frågor, tider och foton från bigården hör hemma i en grupp som bara medlemmar ser, om ni vill det.
• Kostnader för nybörjare: Den som just har fått sina första två bisamhällen bör kunna använda programmet utan kostnad.
• Dataskydd: Se till var uppgifterna finns och om programmet redovisar sina tjänsteleverantörer. Om ni som förening låter en leverantör behandla era medlemmars personuppgifter kräver artikel 28 i dataskyddsförordningen (GDPR) ett personuppgiftsbiträdesavtal.

Så fungerar det med iBeekeeper

I gemenskapen skapar ni en grupp med kategorin ”Förening/förbund”. Synligheten avgör vem som hittar den: offentlig, sluten eller privat. Grundare och moderatorer skapar en inbjudningslänk som gäller i 90 dagar och när som helst kan dras tillbaka; den som ännu inte har något konto registrerar sig direkt på inbjudningssidan.

För gemensamma bisamhällen, till exempel i övningsbigården, skapar ni en organisation. Varje medlem får en roll: Administratör, Medlem eller Betraktare. Bigårdar, grupper av bisamhällen eller alla egna bisamhällen delar ni med enskilda vänner eller med hela organisationen, med behörigheten Titta, Visa och redigera eller full förvaltning. Att dela för att titta går också i det kostnadsfria paketet, för redigeringsrättigheter behöver ni ett bokat paket.

Upp till 5 bisamhällen är iBeekeeper gratis för alltid för varje medlem. För att visa upp programmet skapar ”Ladda exempeldata” exempelbisamhällen med stamkort, utfodringar, behandlingar, skördar och lager. Faddrar till ett föreningsbisamhälle får en länk till sitt bisamhälle, på begäran med lösenord och utgångsdatum. Under Vänner visar ”Anslut biodlare” er personliga QR-kod; den som skannar den skickar er en vänförfrågan. Bilder och en handout för föreningskvällen finns på sidan För föreningar. Personuppgiftsbiträdesavtalet hittar ni under Personuppgiftsbiträdesavtal.

Del 2: Yrkesbiodling

I yrkesbiodlingen hänger avkastningen på många bisamhällen, ofta på flera bigårdar och med förflyttning till drag. Därtill kommer underlag för myndigheter och kunder, försäljning och bokföring. Ett biodlingsprogram måste här framför allt spara tid: det du gör med hundra bisamhällen ska du inte behöva skriva in hundra gånger.

Vad yrkesbiodlare bör tänka på

• Massregistrering: Utfodring, behandling och genomgång bör kunna registreras för många bisamhällen i ett enda steg, till exempel för alla i en bigård.
• Bigårdar och förflyttning: När vilket bisamhälle stod var hör till dokumentationen, för den egna utvärderingen såväl som för frågor från myndigheterna.
• Underlag för veterinärmedicinska läkemedel: Varje behandling måste dokumenteras med uppgifterna enligt artikel 108 i förordning (EU) 2019/6 och hållas tillgänglig för kontroller i minst fem år. Med många bisamhällen lönar sig en behandlingsjournal som skapas av sig själv av posterna.
• Spårbarhet: Livsmedelsföretagare måste enligt artikel 18 i förordning (EG) nr 178/2002 kunna fastställa från vem de har fått livsmedel och ämnen som ingår i deras produkter och till vilka företag de har levererat. Ett partinummer per tappning och kopplingen mellan skörd och burk hjälper till med det.
• Lager och försäljning: Burkar, etiketter, vaxmellanväggar och färdig honung måste stämma i lagret, även efter en marknadsdag.
• Flera personer: Medarbetare eller familjemedlemmar för in poster. Du vill kunna följa vem som gjorde vad och när.
• Ärliga gränser: Ett biodlingsprogram ersätter varken bokföring eller skatterådgivning. Klargör vilka underlag din skatterådgivare behöver i vilken form, och om programmet kan exportera dem.

Så fungerar det med iBeekeeper

Paketen når upp till 300 bisamhällen, priset beror på antalet. Utfodringar, behandlingar, stamkort och uppgifter skapar du för flera bisamhällen i ett enda steg, på begäran för alla i en bigård. Förflyttningar för du in vid bisamhället, krönikan visar varje bisamhälle med alla poster på en tidsaxel.

Av behandlingarna skapas Behandlingsjournal (Tyskland) som PDF, per bigård och år, med löpande nummer per behandling och årsavslut. Vid skörden anger du ett partinummer, skriver ut etiketten som PDF och ger dina kunder med en QR-kod sidan för batchen, på begäran med laboratorieresultat. I lagret hanterar du artiklar på lagerplatser, med varningar före bäst före-datum.

Vid marknadsstånd och i gårdsbutiken tar du betalt med appen Kasse för iPhone och iPad, med paket; kontant även utan nät, och lagersaldot stämmer därefter. I kassaboken registrerar du intäkter och utgifter, skriver fakturor som PDF och fäster foton av underlag vid bokföringsposten. Med en organisation arbetar ni flera tillsammans med samma bisamhällen, varje person med eget konto, och Aktivitetsrapport visar med paket vem som gjorde vad och när.

Har du hittills arbetat med tabeller importerar du stamkort från CSV-, XLS- eller XLSX-filer. Dina uppgifter exporterar du när som helst som CSV, JSON eller ZIP, även utan paket.

Checklista före beslutet

• Skapa tio testbisamhällen i en bigård och för in en utfodring för alla i ett enda steg.
• Dela ett bisamhälle med ett andra konto bara för att titta och kontrollera att det inte kan ändra något.
• Skapa behandlingsjournalen för ett år och kontrollera varje kolumn mot de obligatoriska uppgifterna.
• Ange ett partinummer vid en skörd och följ det fram till etiketten.
• Exportera alla uppgifter och fråga din skatterådgivare om filerna går att arbeta med.

Passar ihop med

• Biodlarappen iBeekeeper
• Biodlingsprogrammet i överblick
• För föreningar
• Priser och paket
• Biodlarapp: vad du bör tänka på