Software per apicoltori per associazioni e professionisti: cosa deve saper fare

Parte 1: associazione di apicoltori

In un'associazione lavorano insieme molte persone con esperienze diverse. All'apiario didattico principianti e padrini guardano nelle stesse famiglie, nel corso tutti devono prendere appunti e alla serata dell'associazione il presidente vuole mostrare come può essere oggi la documentazione. Un software per apicoltori per l'associazione deve quindi saper gestire soprattutto più persone, senza che qualcuno modifichi i dati di un altro che non dovrebbe.

A cosa dovrebbero fare attenzione le associazioni

• Diritti invece di una password comune: Ogni membro ha bisogno di un account proprio. Chi deve solo guardare riceve diritti di lettura, chi inserisce dati all'apiario didattico può modificare.
• Inviti senza fatica: I nuovi membri dovrebbero entrare con un link o una e-mail, non tramite un modulo che il consiglio direttivo aggiorna a mano.
• Condivisioni revocabili: Quando finisce un corso o qualcuno lascia l'associazione, l'accesso deve terminare con un clic.
• Scambio in un unico posto: Domande, appuntamenti e foto dell'apiario devono stare in un gruppo che vedono solo i membri, se lo volete.
• Costi per i principianti: Chi ha appena le prime due famiglie dovrebbe poter usare il software senza costi.
• Protezione dei dati: Verificate dove si trovano i dati e se il software rende noti i suoi fornitori di servizi. Se come associazione fate trattare dati personali dei vostri membri da un fornitore, l'articolo 28 del regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) richiede un contratto di trattamento dei dati.

Come funziona con iBeekeeper

Nella community create un gruppo con la categoria «Associazione/Organizzazione». La visibilità stabilisce chi lo trova: pubblico, chiuso o privato. Fondatori e moderatori creano un link di invito, che vale 90 giorni e può essere revocato in qualsiasi momento; chi non ha ancora un account si registra direttamente nella pagina di invito.

Per famiglie comuni, ad esempio all'apiario didattico, create un'organizzazione. Ogni membro riceve un ruolo: Amministratore, Membro o Osservatore. Siti di apiario, gruppi di famiglie o tutte le proprie famiglie le condividete con singoli amici o con l'intera organizzazione, solo per visualizzare, per visualizzare e modificare o per la gestione completa. La condivisione in sola visualizzazione è possibile anche con il pacchetto gratuito, per i diritti di modifica serve un pacchetto acquistato.

Fino a 5 famiglie iBeekeeper è gratis per sempre per ogni membro. Per le dimostrazioni «Carica dati di esempio» crea famiglie di esempio con schede dell'alveare, nutrizioni, trattamenti, smielature e inventario. I padrini di una famiglia dell'associazione ricevono un link alla loro famiglia, se volete con password e data di scadenza. Sotto Amici, «Collega apicoltori» mostra il vostro codice QR personale; chi lo scansiona vi invia una richiesta di amicizia. Diapositive e una dispensa per la serata dell'associazione si trovano nella pagina Per le associazioni. Il contratto di trattamento dei dati lo trovate in Contratto di trattamento dei dati.

Parte 2: apicoltura professionale

Nell'apicoltura professionale il reddito dipende da molte famiglie, spesso su più siti di apiario e con spostamenti verso le zone di importazione. A questo si aggiungono le prove per autorità e clienti, la vendita e la contabilità. Un software per apicoltori deve qui soprattutto far risparmiare tempo: ciò che fai su cento famiglie non devi doverlo digitare cento volte.

A cosa dovrebbero fare attenzione gli apicoltori professionisti

• Inserimento collettivo: Nutrizione, trattamento e visita dovrebbero potersi inserire per molte famiglie in un solo passaggio, ad esempio per tutte quelle di un sito di apiario.
• Siti di apiario e spostamenti: Quando quale famiglia si trovava dove fa parte della documentazione, sia per la propria analisi sia per le richieste delle autorità.
• Prove per i medicinali veterinari: Ogni trattamento deve essere registrato con le indicazioni previste dall'articolo 108 del regolamento (UE) 2019/6 e tenuto a disposizione per i controlli per almeno cinque anni. Con molte famiglie conviene un registro dei trattamenti che nasce da solo dagli inserimenti.
• Rintracciabilità: Gli operatori del settore alimentare devono poter individuare, ai sensi dell'articolo 18 del regolamento (CE) n. 178/2002, da chi hanno ricevuto alimenti e sostanze che entrano nei loro prodotti e a quali imprese hanno fornito. Un numero di lotto per ogni invasettamento e il collegamento tra smielatura e vasetto aiutano in questo.
• Inventario e vendita: Le giacenze di vasetti, etichette, fogli cerei e miele finito devono tornare, anche dopo una giornata di mercato.
• Più persone: Collaboratori o familiari inseriscono i dati. Vuoi poter ricostruire chi ha fatto cosa e quando.
• Limiti onesti: Un software per apicoltori non sostituisce né la contabilità finanziaria né la consulenza fiscale. Chiarisci quali documenti il tuo commercialista ha bisogno e in quale forma, e se il software può esportarli.

Come funziona con iBeekeeper

I pacchetti arrivano fino a 300 famiglie, il prezzo dipende dal loro numero. Nutrizioni, trattamenti, schede dell'alveare e compiti li crei per più famiglie in un solo passaggio, se vuoi per tutte quelle di un sito di apiario. Gli spostamenti li inserisci sulla famiglia, la cronaca mostra ogni famiglia con tutti gli inserimenti su una linea del tempo.

Dai trattamenti nasce il registro dei trattamenti (Germania) in PDF, per sito di apiario e anno, con numero progressivo per ogni trattamento e chiusura annuale. Alla smielatura assegni un numero di lotto, stampi l'etichetta in PDF e ai tuoi clienti dai, tramite un codice QR, la pagina del lotto, se vuoi con l'analisi di laboratorio. Nell'inventario gestisci gli articoli su ubicazioni stoccaggio, con avvisi di scadenza.

Al banco del mercato e nel negozio in azienda incassi con l'app Kasse per iPhone e iPad, con un pacchetto; in contanti anche senza rete, e poi le giacenze nell'inventario tornano. In Contabilità registri entrate e uscite, scrivi fatture in PDF e allegi foto dei giustificativi alla registrazione. Con un'organizzazione lavorate in più persone sulle stesse famiglie, ciascuno con un account proprio, e il rapporto attività mostra, con un pacchetto, chi ha fatto cosa e quando.

Se finora hai lavorato con tabelle, importi le schede dell'alveare da file CSV, XLS o XLSX. I tuoi dati li esporti in qualsiasi momento in CSV, JSON o ZIP, anche senza pacchetto.

Checklist prima della decisione

• Crea dieci famiglie di prova in un sito di apiario e inserisci una nutrizione per tutte in un solo passaggio.
• Condividi una famiglia con un secondo account solo per visualizzare e verifica che non possa modificare nulla.
• Genera il registro dei trattamenti per un anno e controlla ogni colonna rispetto alle indicazioni obbligatorie.
• Assegna a una smielatura un numero di lotto e seguilo fino all'etichetta.
• Esporta tutti i dati e chiedi al tuo commercialista se può lavorare con i file.

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