Software apícola para asociaciones y apicultores profesionales: qué debe saber hacer

Parte 1: Asociación de apicultores

En una asociación trabajan juntas muchas personas con distinta experiencia. En el colmenar didáctico, principiantes y padrinos miran las mismas colmenas, en la formación todos deben tomar notas, y en la reunión de la asociación el presidente quiere mostrar cómo puede ser hoy la documentación. Por eso, un software apícola para la asociación tiene que saber manejar sobre todo a varias personas, sin que nadie modifique los datos de otro que no debe.

En qué deben fijarse las asociaciones

• Derechos en lugar de una contraseña común: Cada miembro necesita su propia cuenta. Quien solo debe mirar recibe derechos de lectura; quien anota en el colmenar didáctico puede editar.
• Invitar sin esfuerzo: Los nuevos miembros deberían incorporarse con un enlace o un correo electrónico, no mediante un formulario que la junta directiva mantiene a mano.
• Permisos que se pueden retirar: Si termina un curso o alguien deja la asociación, el acceso debe terminar con un clic.
• Intercambio en un solo lugar: Las preguntas, las fechas y las fotos del colmenar pertenecen a un grupo que solo vean los miembros, si así lo queréis.
• Costes para principiantes: Quien acaba de empezar con sus dos primeras colmenas debería poder usar el software sin costes.
• Protección de datos: Fijaos en dónde están los datos y en si el software revela sus proveedores de servicios. Si como asociación hacéis que un proveedor trate datos personales de vuestros miembros, el artículo 28 del Reglamento general de protección de datos (RGPD) exige un contrato de encargo del tratamiento.

Así funciona con iBeekeeper

En la Comunidad creáis un grupo con la categoría «Asociación/Federación». La visibilidad determina quién lo encuentra: pública, cerrada o privada. Los fundadores y los moderadores crean un enlace de invitación que vale 90 días y puede retirarse en cualquier momento; quien aún no tiene cuenta se registra directamente en la página de invitación.

Para colmenas compartidas, por ejemplo en el colmenar didáctico, creáis una organización. Cada miembro recibe un rol: Administrador, Miembro o Espectador. Los colmenares, los grupos de colmenas o todas vuestras colmenas las compartís con amigos concretos o con toda la organización, solo para ver, para ver y editar o para gestión completa. Compartir para ver también es posible en el paquete gratuito; para los derechos de edición necesitáis un paquete contratado.

Hasta 5 colmenas iBeekeeper es gratis de forma permanente para cada miembro. Para hacer demostraciones, «Cargar datos de ejemplo» crea colmenas de ejemplo con fichas de la colmena, alimentaciones, tratamientos, cosechas e inventario. Los padrinos de una colmena de la asociación reciben un enlace a su colmena, opcionalmente con contraseña y fecha de caducidad. En Amigos, «Conectar apicultores» muestra vuestro código QR personal; quien lo escanea os envía una solicitud de amistad. Las diapositivas y una hoja informativa para la reunión de la asociación están en la página Para asociaciones. El contrato de encargo del tratamiento lo encontráis en Encargo del tratamiento.

Parte 2: Apicultura profesional

En la apicultura profesional el rendimiento depende de muchas colmenas, a menudo en varios colmenares y con traslados al flujo de néctar. A ello se suman los justificantes para autoridades y clientes, la venta y la contabilidad. Aquí un software apícola debe, sobre todo, ahorrar tiempo: lo que haces en cien colmenas no debe obligarte a teclearlo cien veces.

En qué deben fijarse los apicultores profesionales

• Registro colectivo: La alimentación, el tratamiento y la revisión deberían poder anotarse para muchas colmenas en un solo paso, por ejemplo para todas las de un colmenar.
• Colmenares y traslados: Cuándo estuvo cada colmena dónde forma parte de la documentación, tanto para tu propio análisis como para consultas de las autoridades.
• Justificantes de medicamentos veterinarios: Cada tratamiento debe registrarse con los datos del artículo 108 del Reglamento (UE) 2019/6 y mantenerse disponible para controles durante al menos cinco años. Con muchas colmenas merece la pena un libro de registro que se genere solo a partir de los registros.
• Trazabilidad: Según el artículo 18 del Reglamento (CE) n.º 178/2002, los operadores de empresas alimentarias deben poder identificar a quién han adquirido alimentos y sustancias que se incorporan a sus productos y a qué empresas han suministrado. Un número de lote por envasado y la vinculación entre cosecha y tarro ayudan a ello.
• Inventario y venta: Los tarros, las etiquetas, las láminas de cera estampada y la miel terminada deben cuadrar en el stock, también después de un día de mercado.
• Varias personas: Los empleados o familiares también anotan. Quieres poder seguir quién hizo qué y cuándo.
• Límites honestos: Un software apícola no sustituye ni la contabilidad financiera ni el asesoramiento fiscal. Aclara qué documentos necesita tu asesor fiscal y en qué forma, y si el software puede exportarlos.

Así funciona con iBeekeeper

Los paquetes llegan hasta 300 colmenas y el precio depende de su número. Las alimentaciones, los tratamientos, las fichas de la colmena y las tareas los creas para varias colmenas en un solo paso, si quieres para todas las de un colmenar. Los traslados los anotas en la colmena, y la Crónica muestra cada colmena con todos sus registros en una línea de tiempo.

A partir de los tratamientos se genera el libro de registro (Alemania) en PDF, por colmenar y año, con número correlativo por tratamiento y cierre anual. En la cosecha asignas un número de lote, imprimes la etiqueta en PDF y das a tus clientes, mediante un código QR, la página del lote, si quieres con resultado de laboratorio. En el Inventario gestionas artículos en ubicaciones de almacenamiento, con avisos de caducidad.

En el puesto de mercado y en la tienda de la granja cobras con la app Kasse para iPhone e iPad, con un paquete; en efectivo también sin conexión, y después el stock del inventario cuadra. En Contabilidad registras ingresos y gastos, emites facturas en PDF y adjuntas fotos de justificantes al asiento. Con una organización trabajáis varios en las mismas colmenas, cada persona con su propia cuenta, y el Informe de actividad muestra, con un paquete, quién hizo qué y cuándo.

Si hasta ahora trabajabas con hojas de cálculo, importas las fichas de la colmena desde archivos CSV, XLS o XLSX. Tus datos los exportas en cualquier momento como CSV, JSON o ZIP, también sin paquete.

Lista de comprobación antes de decidir

• Crea diez colmenas de prueba en un colmenar y anota una alimentación para todas en un solo paso.
• Comparte una colmena con una segunda cuenta solo para ver y comprueba que no puede cambiar nada.
• Genera el libro de registro de un año y comprueba cada columna con los datos obligatorios.
• Asigna un número de lote en una cosecha y síguelo hasta la etiqueta.
• Exporta todos los datos y pregunta a tu asesor fiscal si puede trabajar con los archivos.

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