Imkersoftware voor verenigingen en beroepsimkers: wat ze moet kunnen

Deel 1: imkervereniging

In een vereniging werken veel mensen met verschillende ervaring samen. Op de leerbijenstand kijken beginners en peetouders in dezelfde bijenvolken, bij de cursus moet iedereen kunnen meeschrijven, en op de verenigingsavond wil de voorzitter laten zien hoe documentatie tegenwoordig kan eruitzien. Imkersoftware voor de vereniging moet daarom vooral met meerdere mensen overweg kunnen, zonder dat iemand de gegevens van een ander wijzigt die dat niet mag.

Waar verenigingen op moeten letten

• Rechten in plaats van een gezamenlijk wachtwoord: Elk lid heeft een eigen account nodig. Wie alleen mag meekijken, krijgt leesrechten, wie op de leerbijenstand invoert, mag bewerken.
• Uitnodigen zonder gedoe: Nieuwe leden moeten met een link of een e-mail kunnen aansluiten, niet via een formulier dat het bestuur met de hand bijhoudt.
• Toegang die je kunt intrekken: Eindigt een cursus of verlaat iemand de vereniging, dan moet de toegang met één klik eindigen.
• Uitwisseling op één plek: Vragen, afspraken en foto's van de bijenstand horen in een groep die alleen leden zien, als jullie dat willen.
• Kosten voor beginners: Wie net de eerste twee bijenvolken heeft, moet de software zonder kosten kunnen gebruiken.
• Privacy: Let erop waar de gegevens staan en of de software haar dienstverleners openlegt. Als jullie als vereniging persoonsgegevens van jullie leden door een aanbieder laten verwerken, vereist artikel 28 van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) een verwerkersovereenkomst.

Zo werkt het met iBeekeeper

In de gemeenschap maken jullie een groep aan met de categorie “Vereniging/Federatie”. De zichtbaarheid bepaalt wie haar kan vinden: openbaar, gesloten of privé. Oprichters en moderators maken een uitnodigingslink aan die 90 dagen geldt en op elk moment kan worden ingetrokken; wie nog geen account heeft, registreert zich direct op de uitnodigingspagina.

Voor gezamenlijke bijenvolken, bijvoorbeeld op de leerbijenstand, maken jullie een organisatie aan. Elk lid krijgt een rol: beheerder, lid of kijker. Bijenstanden, groepen van bijenvolken of alle eigen bijenvolken delen jullie met individuele vrienden of met de hele organisatie, alleen om te bekijken, om te bekijken en te bewerken of voor volledig beheer. Delen om te bekijken kan ook in het gratis pakket, voor bewerkingsrechten hebben jullie een geboekt pakket nodig.

Tot 5 bijenvolken is iBeekeeper voor elk lid blijvend gratis. Voor demonstraties maakt “Voorbeeldgegevens laden” voorbeeldbijenvolken aan met kastkaarten, voeding, behandelingen, oogsten en voorraad. Peetouders van een verenigingsbijenvolk krijgen een link naar hun bijenvolk, desgewenst met wachtwoord en einddatum. Onder Vrienden toont “Imkers verbinden” jullie persoonlijke QR-code; wie hem scant, stuurt jullie een vriendschapsverzoek. Dia's en een handout voor de verenigingsavond zijn er op de pagina Voor verenigingen. De verwerkersovereenkomst vinden jullie onder Verwerkersovereenkomst.

Deel 2: beroepsimkerij

In de beroepsimkerij hangt de opbrengst af van veel bijenvolken, vaak op meerdere bijenstanden en met verplaatsing naar de dracht. Daarbij komen bewijsstukken voor autoriteiten en klanten, de verkoop en de boekhouding. Imkersoftware moet hier vooral tijd besparen: wat je bij honderd bijenvolken doet, mag je niet honderd keer hoeven intikken.

Waar beroepsimkers op moeten letten

• Collectieve invoer: Voeding, behandeling en inspectie moeten voor veel bijenvolken in één keer kunnen worden ingevoerd, bijvoorbeeld voor alle bijenvolken op een bijenstand.
• Bijenstanden en verplaatsing: Wanneer welk bijenvolk waar stond, hoort bij de documentatie, voor je eigen analyse net zo goed als voor vragen van autoriteiten.
• Bewijsstukken voor diergeneesmiddelen: Elke behandeling moet met de gegevens volgens artikel 108 van Verordening (EU) 2019/6 worden vastgelegd en minimaal vijf jaar voor controles beschikbaar worden gehouden. Bij veel bijenvolken loont een logboek dat vanzelf uit de invoer ontstaat.
• Traceerbaarheid: Voedselbedrijfsexploitanten moeten volgens artikel 18 van Verordening (EG) nr. 178/2002 kunnen vaststellen van wie zij levensmiddelen en stoffen hebben ontvangen die in hun producten terechtkomen, en aan welke bedrijven zij hebben geleverd. Een lotnummer per afvulling en de koppeling van oogst en pot helpen daarbij.
• Voorraad en verkoop: Potten, etiketten, kunstraten en afgevulde honing moeten in de voorraad kloppen, ook na een marktdag.
• Meerdere personen: Medewerkers of familieleden voeren mee in. Je wilt kunnen nagaan wie wat wanneer heeft gedaan.
• Eerlijke grenzen: Imkersoftware vervangt noch de financiële boekhouding noch het advies van de belastingadviseur. Zoek uit welke documenten je belastingadviseur in welke vorm nodig heeft, en of de software ze kan exporteren.

Zo werkt het met iBeekeeper

De pakketten gaan tot 300 bijenvolken, de prijs hangt af van hun aantal. Voeding, behandelingen, kastkaarten en taken maak je voor meerdere bijenvolken in één keer aan, desgewenst voor alle bijenvolken op een bijenstand. Verplaatsingen voer je in bij het bijenvolk, de kroniek toont elk bijenvolk met alle invoer op een tijdlijn.

Uit de behandelingen ontstaat het logboek (Duitsland) als PDF, per bijenstand en jaar, met een doorlopend nummer per behandeling en jaarafsluiting. Bij de oogst ken je een lotnummer toe, druk je het etiket af als PDF en geef je je klanten via een QR-code de pagina van de charge mee, desgewenst met laboratoriumuitslag. In de voorraad beheer je artikelen op opslaglocaties, met waarschuwingen voor de THT-datum.

Aan de marktkraam en in de boerderijwinkel reken je af met de app Kasse voor iPhone en iPad, met een pakket; contant ook zonder bereik, en de voorraad klopt daarna. In het kasboek leg je inkomsten en uitgaven vast, schrijf je facturen als PDF en hecht je foto's van bonnen aan de boeking. Met een organisatie werken jullie met meerdere mensen aan dezelfde bijenvolken, elke persoon met een eigen account, en het activiteitenrapport toont met een pakket wie wat wanneer heeft gedaan.

Heb je tot nu toe met tabellen gewerkt, dan importeer je kastkaarten uit CSV-, XLS- of XLSX-bestanden. Je gegevens exporteer je op elk moment als CSV, JSON of ZIP, ook zonder pakket.

Checklist vóór de beslissing

• Maak tien testbijenvolken aan op een bijenstand en voer voor alle tien in één keer een voeding in.
• Deel een bijenvolk met een tweede account alleen om te bekijken en controleer dat dat account niets kan wijzigen.
• Maak het logboek voor een jaar aan en controleer elke kolom aan de hand van de verplichte gegevens.
• Ken bij een oogst een lotnummer toe en volg het tot aan het etiket.
• Exporteer alle gegevens en vraag je belastingadviseur of hij met de bestanden kan werken.

Zie ook

• Imker-app iBeekeeper
• Imkersoftware in een oogopslag
• Voor verenigingen
• Prijzen en pakketten
• Imker-app: waar moet je op letten