Biavlsprogram til foreninger og erhvervsbiavlere: hvad det skal kunne

Del 1: Biavlerforening

I foreningen arbejder mange mennesker med forskellig erfaring sammen. I undervisningsbigården kigger begyndere og faddere ind i de samme bifamilier, ved kurset skal alle notere med, og ved foreningsaftenen vil formanden vise, hvordan dokumentation kan se ud i dag. Et biavlsprogram til foreningen skal derfor frem for alt kunne håndtere flere mennesker, uden at nogen ændrer en andens data, hvis det ikke skal ske.

Hvad foreninger bør være opmærksomme på

• Rettigheder i stedet for fælles adgangskode: Hvert medlem har brug for sin egen konto. Den, der kun skal kigge med, får læserettigheder, den, der registrerer i undervisningsbigården, må redigere.
• Invitation uden besvær: Nye medlemmer bør kunne komme til via et link eller en e-mail, ikke via et skema, som bestyrelsen vedligeholder i hånden.
• Frigivelser, der kan trækkes tilbage: Slutter et kursus, eller forlader nogen foreningen, skal adgangen kunne ophøre med ét klik.
• Udveksling ét sted: Spørgsmål, datoer og fotos fra bigården hører hjemme i en gruppe, som kun medlemmerne ser, hvis I ønsker det.
• Omkostninger for begyndere: Den, der lige har fået sine to første bifamilier, bør kunne bruge programmet uden omkostninger.
• Databeskyttelse: Vær opmærksom på, hvor dataene ligger, og om programmet oplyser sine tjenesteudbydere. Lader I som forening en udbyder behandle jeres medlemmers personoplysninger, kræver artikel 28 i databeskyttelsesforordningen (GDPR) en databehandleraftale.

Sådan går det med iBeekeeper

I Fællesskab opretter I en gruppe med kategorien »Forening/forbund«. Synligheden bestemmer, hvem der finder den: offentlig, lukket eller privat. Grundlæggere og moderatorer opretter et invitationslink, som gælder i 90 dage og til enhver tid kan trækkes tilbage; den, der endnu ikke har en konto, registrerer sig direkte på invitationssiden.

Til fælles bifamilier, for eksempel i undervisningsbigården, opretter I en organisation. Hvert medlem får en rolle: Administrator, Medlem eller Betragter. Lokaliteter, grupper af bifamilier eller alle egne bifamilier frigiver I til enkelte venner eller til hele organisationen, med »Se nærmere«, »Se og redigere« eller »Se, redigere og slette«. Frigivelse med »Se nærmere« virker også i den gratis pakke, til redigeringsrettigheder skal I bruge en tegnet pakke.

Op til 5 bifamilier er iBeekeeper varigt gratis for hvert medlem. Til demonstration opretter »Indlæs eksempeldata« eksempelbifamilier med stadekort, fodringer, behandlinger, høster og lagerbeholdning. Faddere til en forenings bifamilie får et link til deres bifamilie, om ønsket med adgangskode og udløbsdato. Under Venner viser »Forbind biavlere« jeres personlige QR-kode; den, der scanner den, sender jer en venneanmodning. Slides og et handout til foreningsaftenen findes på siden Til foreninger. Databehandleraftalen finder I under Databehandling.

Del 2: Erhvervsbiavl

I erhvervsbiavlen afhænger udbyttet af mange bifamilier, ofte på flere lokaliteter og med flytning til trækket. Dertil kommer dokumentation til myndigheder og kunder, salg og regnskab. Et biavlsprogram skal her frem for alt spare tid: Det, du gør ved hundrede bifamilier, må du ikke skulle taste hundrede gange.

Hvad erhvervsbiavlere bør være opmærksomme på

• Samlet registrering: Fodring, behandling og eftersyn bør kunne registreres for mange bifamilier i ét trin, for eksempel for alle på en lokalitet.
• Lokaliteter og flytning: Hvornår hvilken bifamilie stod hvor, hører med til dokumentationen, både til egen analyse og til myndighedernes forespørgsler.
• Dokumentation for veterinærlægemidler: Hver behandling skal registreres med oplysningerne efter artikel 108 i forordning (EU) 2019/6 og holdes klar til kontrol i mindst fem år. Ved mange bifamilier kan det betale sig med en behandlingsjournal, der opstår af sig selv ud fra registreringerne.
• Sporbarhed: Fødevarevirksomhedsledere skal ifølge artikel 18 i forordning (EF) nr. 178/2002 kunne fastslå, fra hvem de har modtaget fødevarer og stoffer, der indgår i deres produkter, og til hvilke virksomheder de har leveret. Et partinummer for hver aftapning og forbindelsen mellem høst og glas hjælper hermed.
• Lagerbeholdning og salg: Glas, etiketter, vokstavler og færdig honning skal stemme i beholdningen, også efter en markedsdag.
• Flere personer: Medarbejdere eller familiemedlemmer registrerer også. Du vil kunne spore, hvem der har gjort hvad og hvornår.
• Ærlige grænser: Et biavlsprogram erstatter hverken finansbogholderi eller skatterådgivning. Afklar, hvilke dokumenter din skatterådgiver har brug for i hvilken form, og om programmet kan eksportere dem.

Sådan går det med iBeekeeper

Pakkerne rækker op til 300 bifamilier, prisen afhænger af antallet. Fodringer, behandlinger, stadekort og opgaver opretter du for flere bifamilier i ét trin, om ønsket for alle på en lokalitet. Flytninger registrerer du ved bifamilien, krøniken viser hver bifamilie med alle registreringer på en tidsakse.

Ud fra behandlingerne opstår Behandlingsjournal (Tyskland) som PDF, pr. lokalitet og år, med løbenummer for hver behandling og årsafslutning. Ved høsten tildeler du et partinummer, udskriver etiketten som PDF og giver dine kunder via en QR-kode siden for batchen med, om ønsket med laboratorieanalyse. I Lagerbeholdning administrerer du artikler på opbevaringssteder, med MHD-advarsler.

På markedsstanden og i gårdbutikken tager du betaling med appen Kasse til iPhone og iPad, med pakke; kontant også uden net, og lagerbeholdningen stemmer bagefter. I Regnskab registrerer du indtægter og udgifter, skriver fakturaer som PDF og hæfter bilagsfotos på posteringen. Med en organisation arbejder I sammen om de samme bifamilier, hver person med egen konto, og aktivitetsrapporten viser med pakke, hvem der har gjort hvad og hvornår.

Har du hidtil arbejdet med regneark, importerer du stadekort fra CSV-, XLS- eller XLSX-filer. Dine data eksporterer du til enhver tid som CSV, JSON eller ZIP, også uden pakke.

Tjekliste før beslutningen

• Opret ti testbifamilier på en lokalitet, og registrér en fodring for alle i ét trin.
• Giv en anden konto en bifamilie kun til »Se nærmere«, og kontrollér, at den ikke kan ændre noget.
• Opret behandlingsjournalen for et år, og kontrollér hver kolonne mod de obligatoriske oplysninger.
• Tildel ved en høst et partinummer, og følg det frem til etiketten.
• Eksportér alle data, og spørg din skatterådgiver, om vedkommende kan arbejde med filerne.

Det hører med

• Biavler-app iBeekeeper
• Biavlsprogrammet i overblik
• Til foreninger
• Priser og pakker
• Biavler-app: det skal du være opmærksom på