Σύμβαση επεξεργασίας δεδομένων (άρθρο 28 ΓΚΠΔ)

1. Μέρη και αντικείμενο

1.1 Υπεύθυνος επεξεργασίας είναι ο χρήστης (εφεξής «εντολέας»), εκτελούσα την επεξεργασία είναι η iBeekeeper UG (haftungsbeschränkt), Lessingstraße 4, 15345 Altlandsberg, Γερμανία (εφεξής «iBeekeeper»).

1.2 Η iBeekeeper επεξεργάζεται προσωπικά δεδομένα για λογαριασμό του εντολέα, στον βαθμό που αυτός τα αποθηκεύει στην υπηρεσία στο πλαίσιο της σύμβασης χρήσης (ΓΟΣ). Διάρκεια: η διάρκεια της σύμβασης χρήσης, προσαυξημένη κατά τις προθεσμίες του σημείου 9.

2. Είδος, σκοπός και έκταση

3. Εντολές

Η iBeekeeper επεξεργάζεται τα δεδομένα μόνο βάσει καταγεγραμμένων εντολών του εντολέα. Οι εντολές καθορίζονται εξαντλητικά στη σύμβαση χρήσης και στις ρυθμίσεις και λειτουργίες της υπηρεσίας που χρησιμοποιεί ο εντολέας. Περαιτέρω εντολές δίνει σε μορφή κειμένου στο service@ibeekeeper.de. Αν η iBeekeeper κρίνει ότι μια εντολή είναι παράνομη, ενημερώνει αμέσως σχετικά τον εντολέα (άρθρο 28 παρ. 3 τρίτο εδάφιο ΓΚΠΔ).

4. Εμπιστευτικότητα

Η iBeekeeper απασχολεί μόνο πρόσωπα που έχουν δεσμευτεί να τηρούν εμπιστευτικότητα ή υπόκεινται σε κατάλληλη νόμιμη υποχρέωση εχεμύθειας.

5. Τεχνικά και οργανωτικά μέτρα

Η iBeekeeper λαμβάνει τα μέτρα κατά το άρθρο 32 ΓΚΠΔ, τα οποία περιγράφονται στο παράρτημα 1, και τα προσαρμόζει στις τελευταίες εξελίξεις της τεχνολογίας, χωρίς να μειώνει το επίπεδο προστασίας.

6. Υποεκτελούντες την επεξεργασία

6.1 Ο εντολέας εγκρίνει τους υποεκτελούντες την επεξεργασία που αναφέρονται στο παράρτημα 2.

6.2 Η iBeekeeper ενημερώνει τον εντολέα σε μορφή κειμένου τουλάχιστον 30 ημέρες νωρίτερα για κάθε σκοπούμενη προσθήκη ή αντικατάσταση. Ο εντολέας μπορεί εντός αυτής της προθεσμίας να αντιταχθεί για σπουδαίο λόγο που αφορά την προστασία δεδομένων. Αν τα μέρη δεν μπορούν να συμφωνήσουν, ο εντολέας μπορεί να καταγγείλει τη σύμβαση χρήσης κατά το χρονικό σημείο της αλλαγής.

6.3 Η iBeekeeper επιβάλλει συμβατικά σε κάθε υποεκτελούντα την επεξεργασία τις ίδιες υποχρεώσεις προστασίας δεδομένων.

7. Συνδρομή προς τον εντολέα

Η iBeekeeper επικουρεί τον εντολέα με κατάλληλα μέτρα στην ανταπόκριση σε αιτήματα των υποκειμένων των δεδομένων (άρθρα 12 έως 22 ΓΚΠΔ), ιδίως μέσω των λειτουργιών εξαγωγής, αλλαγής και διαγραφής της υπηρεσίας, καθώς και στις υποχρεώσεις κατά τα άρθρα 32 έως 36 ΓΚΠΔ. Αν ένα υποκείμενο των δεδομένων απευθυνθεί απευθείας στην iBeekeeper, η iBeekeeper διαβιβάζει το αίτημα στον εντολέα.

8. Παραβιάσεις δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα

Η iBeekeeper γνωστοποιεί στον εντολέα μια παραβίαση της προστασίας των δεδομένων της εντολής αμελλητί, κατά το δυνατόν εντός 48 ωρών από τη στιγμή που λαμβάνει γνώση, με τα στοιχεία κατά το άρθρο 33 παρ. 3 ΓΚΠΔ, στον βαθμό που είναι γνωστά.

9. Διαγραφή και επιστροφή

Ο εντολέας μπορεί ανά πάσα στιγμή να εξαγάγει και να διαγράψει ο ίδιος τα δεδομένα. Μετά τη λήξη της σύμβασης χρήσης ή, αντίστοιχα, μετά τη διαγραφή του λογαριασμού, η iBeekeeper διαγράφει τα δεδομένα της εντολής σύμφωνα με τις προθεσμίες των ΓΟΣ (σημείο 9.7), εφόσον δεν υφίσταται νόμιμη υποχρέωση αποθήκευσης. Τα καθημερινά αντίγραφα ασφαλείας διαγράφονται μετά από 30 ημέρες, ένα αντίγραφο ανά ημερολογιακό μήνα μετά από 12 μήνες. Τα αντίγραφα ασφαλείας είναι κρυπτογραφημένα και χρησιμοποιούνται μόνο για αποκατάσταση· μετά από μια αποκατάσταση, τα δεδομένα που είχαν διαγραφεί στο μεταξύ διαγράφονται εκ νέου.

10. Αποδείξεις και έλεγχοι

Η iBeekeeper θέτει στη διάθεση του εντολέα, κατόπιν αιτήματος, τις πληροφορίες που είναι αναγκαίες για την απόδειξη της τήρησης των υποχρεώσεων αυτών και επιτρέπει ελέγχους από τον εντολέα ή από ελεγκτή που αυτός έχει εντεταλεί και ο οποίος δεσμεύεται από υποχρέωση εχεμύθειας, κατόπιν προηγούμενης ειδοποίησης με εύλογη προθεσμία, κατά τις ώρες λειτουργίας. Κατά προτεραιότητα η απόδειξη γίνεται με έγγραφα και πληροφορίες.

11. Ευθύνη και τελικές διατάξεις

Για την ευθύνη ισχύει το άρθρο 82 ΓΚΠΔ· κατά τα λοιπά ισχύουν οι ΓΟΣ. Σε περίπτωση αντιφάσεων, η παρούσα σύμβαση υπερισχύει των ΓΟΣ, στον βαθμό που πρόκειται για την προστασία προσωπικών δεδομένων.

Παράρτημα 1: Τεχνικά και οργανωτικά μέτρα

• Είσοδος και φυσική ασφάλεια: διακομιστές αποκλειστικά σε κέντρα δεδομένων της OVHcloud, αντισυμβαλλόμενος η OVH GmbH, Κολωνία· έλεγχος εισόδου από την OVHcloud σύμφωνα με τη δική της σύμβαση εκτέλεσης επεξεργασίας (έκδοση της 17.10.2025).
• Πρόσβαση στα συστήματα: σύνδεση με κωδικό πρόσβασης, οι κωδικοί αποθηκεύονται μόνο ως κατακερματισμένες τιμές (hash)· πρόσβαση διαχειριστή στους διακομιστές μόνο μέσω κλειδιού SSH.
• Πρόσβαση στα δεδομένα: δικαιώματα στην υπηρεσία ανά λογαριασμό, κοινοποιήσεις μόνο από τον χρήστη· οι διοικητικές προσβάσεις καταγράφονται (εφαρμογή διαχείρισης, αρχείο καταγραφής των ενεργειών σε λογαριασμούς πελατών).
• Διαβίβαση: κρυπτογράφηση μεταφοράς TLS για όλες τις συνδέσεις· φωτογραφίες χωρίς μεταδεδομένα.
• Έλεγχος εισαγωγής: ημερολόγιο μεταβολών για τη Λογιστική και τα εξερχόμενα τιμολόγια, μη μεταβαλλόμενη αρχειοθέτηση με άθροισμα ελέγχου.
• Διαθεσιμότητα: καθημερινά αντίγραφα ασφαλείας της βάσης δεδομένων και των μέσων σε χωριστό χώρο αποθήκευσης (χώρος αποθήκευσης αντικειμένων της OVHcloud στη Γερμανία)· τα καθημερινά αντίγραφα ασφαλείας διαγράφονται μετά από 30 ημέρες, ένα αντίγραφο ανά ημερολογιακό μήνα μετά από 12 μήνες· τα αντίγραφα ασφαλείας είναι κρυπτογραφημένα και χρησιμοποιούνται μόνο για αποκατάσταση· η αποκατάσταση δοκιμάζεται τουλάχιστον μία φορά τον χρόνο και το αποτέλεσμα τεκμηριώνεται.
• Διαχωρισμός: τήρηση δεδομένων με δυνατότητα πολλαπλών πελατών (multi-tenant), ερωτήματα ανά λογαριασμό.
• Επανεξέταση: ενημερώσεις ασφαλείας των διακομιστών και των εξαρτήσεων, ετήσιος έλεγχος των μέτρων.

Παράρτημα 2: Υποεκτελούντες την επεξεργασία

Η OVH GmbH χρησιμοποιεί με τη σειρά της εταιρείες του ομίλου OVHcloud, για υποστήριξη και συντήρηση επίσης την OVH Hébergement Inc. (Καναδάς) και την OVH Limited (Ηνωμένο Βασίλειο)· ο τρέχων κατάλογος βρίσκεται στη διεύθυνση https://contract.eu.ovhapis.com/1.0/pdf/OVH_Sub_processors-de.pdf.

Δεν είναι υποεκτελούντες την επεξεργασία: η Mollie, η Apple και η Google (πληρωμή ή, αντίστοιχα, παράδοση στο πλαίσιο δικής τους σχέσης με τον χρήστη, χωρίς δεδομένα της εντολής).