Smlouva o zpracování osobních údajů (čl. 28 GDPR)

1. Smluvní strany a předmět

1.1 Správcem je uživatel (dále jen „objednatel“), zpracovatelem je iBeekeeper UG (haftungsbeschränkt), Lessingstraße 4, 15345 Altlandsberg, Německo (dále jen „iBeekeeper“).

1.2 iBeekeeper zpracovává osobní údaje na základě pověření objednatele, pokud je objednatel ukládá ve službě v rámci smlouvy o užívání (VOP). Doba trvání: doba trvání smlouvy o užívání a navíc lhůty podle bodu 9.

2. Povaha, účel a rozsah

3. Pokyny

iBeekeeper zpracovává údaje pouze na základě doložených pokynů objednatele. Pokyny jsou konečným způsobem stanoveny ve smlouvě o užívání a v nastaveních a funkcích služby, které objednatel používá. Další pokyny uděluje v textové podobě na service@ibeekeeper.de. Považuje-li iBeekeeper pokyn za protiprávní, upozorní na to iBeekeeper objednatele bez zbytečného odkladu (čl. 28 odst. 3 věta třetí GDPR).

4. Důvěrnost

iBeekeeper využívá pouze osoby, které jsou zavázány k mlčenlivosti nebo podléhají zákonné povinnosti mlčenlivosti.

5. Technická a organizační opatření

iBeekeeper přijímá opatření podle čl. 32 GDPR, která jsou popsána v příloze 1, a přizpůsobuje je stavu techniky, aniž by snižoval úroveň ochrany.

6. Další zpracovatelé

6.1 Objednatel schvaluje další zpracovatele uvedené v příloze 2.

6.2 iBeekeeper informuje objednatele nejméně 30 dní předem v textové podobě o každém zamýšleném zapojení nebo nahrazení. Objednatel může v této lhůtě vznést námitku z důležitého důvodu týkajícího se ochrany osobních údajů. Nedohodnou-li se strany, může objednatel smlouvu o užívání vypovědět k okamžiku změny.

6.3 iBeekeeper ukládá každému dalšímu zpracovateli smluvně stejné povinnosti v oblasti ochrany osobních údajů.

7. Součinnost s objednatelem

iBeekeeper objednateli pomáhá vhodnými opatřeními při vyřizování žádostí subjektů údajů (čl. 12 až 22 GDPR), zejména prostřednictvím funkcí služby pro export, změnu a smazání, a také při plnění povinností podle čl. 32 až 36 GDPR. Obrátí-li se subjekt údajů přímo na iBeekeeper, postoupí iBeekeeper žádost objednateli.

8. Porušení zabezpečení osobních údajů

iBeekeeper ohlásí objednateli porušení zabezpečení údajů zpracovávaných na základě pověření bez zbytečného odkladu, pokud možno do 48 hodin od zjištění, s informacemi podle čl. 33 odst. 3 GDPR, pokud jsou známy.

9. Výmaz a vrácení

Objednatel může údaje kdykoli sám exportovat a smazat. Po skončení smlouvy o užívání, resp. po smazání účtu, vymaže iBeekeeper údaje zpracovávané na základě pověření podle lhůt VOP (bod 9.7), pokud neexistuje zákonná povinnost jejich uložení. Denní zálohy se mažou po 30 dnech, jeden stav za každý kalendářní měsíc po 12 měsících. Zálohy jsou šifrované a používají se pouze k obnovení; po obnovení jsou mezitím smazaná data znovu smazána.

10. Doklady a kontroly

iBeekeeper poskytne objednateli na vyžádání informace nezbytné k doložení dodržování těchto povinností a umožní kontroly ze strany objednatele nebo jím pověřeného auditora zavázaného k mlčenlivosti po ohlášení s přiměřeným předstihem během pracovní doby. Přednostně se dodržování dokládá dokumenty a informacemi.

11. Odpovědnost a závěrečná ustanovení

Pro odpovědnost platí čl. 82 GDPR; jinak platí VOP. V případě rozporů má tato smlouva přednost před VOP, pokud jde o ochranu osobních údajů.

Příloha 1: Technická a organizační opatření

• Vstup a fyzická bezpečnost: servery výhradně v datových centrech OVHcloud, smluvní partner OVH GmbH, Köln; kontrola vstupu zajišťovaná OVHcloud podle její smlouvy o zpracování osobních údajů (verze ze dne 17. 10. 2025).
• Přístup do systémů: přihlášení heslem, hesla uložena pouze jako hash; administrátorský přístup k serverům pouze pomocí klíče SSH.
• Přístup k údajům: oprávnění ve službě pro jednotlivé účty, sdílení pouze uživatelem; administrativní přístupy jsou protokolovány (aplikace pro administraci, protokol zákaznických akcí).
• Předávání: šifrování přenosu pomocí TLS pro všechna spojení; fotky bez metadat.
• Kontrola vstupů: deník změn pro pokladní knihu a vydané faktury, neměnné uložení s kontrolním součtem.
• Dostupnost: denní zálohování databáze a médií na oddělené úložiště (objektové úložiště OVHcloud v Německu); denní zálohy se mažou po 30 dnech, jeden stav za každý kalendářní měsíc po 12 měsících; zálohy jsou šifrované a používají se pouze k obnovení; obnova se nejméně jednou ročně zkouší a výsledek se dokumentuje.
• Oddělení: ukládání dat oddělené pro jednotlivé klienty, dotazy podle účtů.
• Přezkum: bezpečnostní aktualizace serverů a závislostí, každoroční přezkum opatření.

Příloha 2: Další zpracovatelé

Společnost OVH GmbH sama využívá společnosti skupiny OVHcloud, pro podporu a údržbu také OVH Hébergement Inc. (Kanada) a OVH Limited (Spojené království); aktuální seznam je k dispozici na adrese https://contract.eu.ovhapis.com/1.0/pdf/OVH_Sub_processors-de.pdf.

Nejsou dalšími zpracovateli: Mollie, Apple a Google (platba, resp. doručování ve vlastním vztahu k uživateli, žádné údaje zpracovávané na základě pověření).