Henkilötietojen käsittelysopimus (tietosuoja-asetuksen 28 artikla)

1. Osapuolet ja kohde

1.1 Rekisterinpitäjä on käyttäjä (jäljempänä ”toimeksiantaja”), henkilötietojen käsittelijä on iBeekeeper UG (haftungsbeschränkt), Lessingstraße 4, 15345 Altlandsberg, Saksa (jäljempänä ”iBeekeeper”).

1.2 iBeekeeper käsittelee henkilötietoja toimeksiantajan puolesta siltä osin kuin toimeksiantaja tallentaa niitä palveluun käyttösopimuksen (käyttöehdot) puitteissa. Kesto: käyttösopimuksen voimassaoloaika sekä kohdan 9 mukaiset määräajat.

2. Käsittelyn luonne, tarkoitus ja laajuus

3. Ohjeet

iBeekeeper käsittelee tietoja vain toimeksiantajan dokumentoitujen ohjeiden mukaisesti. Ohjeet on määritelty tyhjentävästi käyttösopimuksessa sekä niissä palvelun asetuksissa ja toiminnoissa, joita toimeksiantaja käyttää. Muut ohjeet toimeksiantaja antaa tekstimuodossa osoitteeseen service@ibeekeeper.de. Jos iBeekeeper katsoo ohjeen olevan lainvastainen, iBeekeeper ilmoittaa siitä toimeksiantajalle viipymättä (tietosuoja-asetuksen 28 artiklan 3 kohdan 3 virke).

4. Luottamuksellisuus

iBeekeeper käyttää vain henkilöitä, jotka ovat sitoutuneet noudattamaan luottamuksellisuutta tai joita koskee lakisääteinen vaitiolovelvollisuus.

5. Tekniset ja organisatoriset toimenpiteet

iBeekeeper toteuttaa liitteessä 1 kuvatut tietosuoja-asetuksen 32 artiklan mukaiset toimenpiteet ja mukauttaa ne tekniikan kehitykseen alentamatta suojan tasoa.

6. Alikäsittelijät

6.1 Toimeksiantaja hyväksyy liitteessä 2 mainitut alikäsittelijät.

6.2 iBeekeeper ilmoittaa toimeksiantajalle tekstimuodossa vähintään 30 päivää etukäteen jokaisesta suunnitellusta alikäsittelijän lisäämisestä tai vaihtamisesta. Toimeksiantaja voi vastustaa muutosta tämän määräajan kuluessa painavasta tietosuojaoikeudellisesta syystä. Jos osapuolet eivät pääse sopimukseen, toimeksiantaja voi irtisanoa käyttösopimuksen päättymään muutoksen ajankohtana.

6.3 iBeekeeper asettaa jokaiselle alikäsittelijälle sopimuksella samat tietosuojavelvoitteet.

7. Toimeksiantajan avustaminen

iBeekeeper avustaa toimeksiantajaa asianmukaisin toimenpitein rekisteröityjen pyyntöihin vastaamisessa (tietosuoja-asetuksen 12–22 artikla), erityisesti palvelun vienti-, muutos- ja poistotoimintojen avulla, sekä tietosuoja-asetuksen 32–36 artiklan mukaisten velvoitteiden täyttämisessä. Jos rekisteröity ottaa yhteyttä suoraan iBeekeeperiin, iBeekeeper välittää pyynnön toimeksiantajalle.

8. Henkilötietojen tietoturvaloukkaukset

iBeekeeper ilmoittaa toimeksiantajalle toimeksiannon tietoja koskevasta tietoturvaloukkauksesta viipymättä, mahdollisuuksien mukaan 48 tunnin kuluessa siitä, kun se on saanut tiedon loukkauksesta, ja antaa tietosuoja-asetuksen 33 artiklan 3 kohdan mukaiset tiedot siltä osin kuin ne ovat tiedossa.

9. Poistaminen ja palauttaminen

Toimeksiantaja voi milloin tahansa itse viedä ja poistaa tiedot. Käyttösopimuksen päätyttyä tai tilin poistamisen jälkeen iBeekeeper poistaa toimeksiannon tiedot käyttöehtojen mukaisten määräaikojen mukaisesti (kohta 9.7), jollei lakisääteistä säilytysvelvollisuutta ole. Päivittäiset varmuuskopiot poistetaan 30 päivän kuluttua, yksi tila kultakin kalenterikuukaudelta 12 kuukauden kuluttua. Varmuuskopiot on salattu, ja niitä käytetään vain palauttamiseen; palauttamisen jälkeen välillä poistetut tiedot poistetaan uudelleen.

10. Osoittaminen ja tarkastukset

iBeekeeper antaa toimeksiantajalle pyynnöstä tiedot, jotka ovat tarpeen näiden velvoitteiden noudattamisen osoittamiseksi, ja mahdollistaa toimeksiantajan tai tämän valtuuttaman, vaitiolovelvollisen tarkastajan tekemät tarkastukset, kun niistä on ilmoitettu kohtuullisessa ajassa etukäteen, tavanomaisena työaikana. Ensisijaisesti noudattaminen osoitetaan asiakirjoilla ja selvityksillä.

11. Vastuu ja loppumääräykset

Vastuuseen sovelletaan tietosuoja-asetuksen 82 artiklaa; muilta osin sovelletaan käyttöehtoja. Ristiriitatilanteissa tämä sopimus on ensisijainen käyttöehtoihin nähden siltä osin kuin kyse on henkilötietojen suojasta.

Liite 1: Tekniset ja organisatoriset toimenpiteet

• Pääsy tiloihin ja fyysinen turvallisuus: palvelimet ainoastaan OVHcloudin konesaleissa, sopimuskumppanina OVH GmbH, Köln; kulunvalvonnasta vastaa OVHcloud sen henkilötietojen käsittelysopimuksen (versio 17.10.2025) mukaisesti.
• Pääsy järjestelmiin: kirjautuminen salasanalla, salasanat tallennetaan vain tiivisteinä; ylläpitäjän pääsy palvelimille vain SSH-avaimella.
• Käyttöoikeudet: oikeudet palvelussa tilikohtaisesti, jakaminen vain käyttäjän toimesta; hallinnolliset toimet kirjataan lokiin (hallintasovellus, asiakastoimintojen loki).
• Tietojen siirto: siirron salaus TLS:llä kaikissa yhteyksissä; kuvat ilman metatietoja.
• Syötteiden valvonta: muutosloki kirjanpidolle ja myyntilaskuille, muuttumaton tallennus tarkistussummalla.
• Käytettävyys: tietokannan ja mediatiedostojen päivittäinen varmuuskopiointi erilliseen tallennustilaan (OVHcloudin objektitallennustila Saksassa); päivittäiset varmuuskopiot poistetaan 30 päivän kuluttua, yksi tila kultakin kalenterikuukaudelta 12 kuukauden kuluttua; varmuuskopiot on salattu, ja niitä käytetään vain palauttamiseen; palauttamista harjoitellaan vähintään kerran vuodessa ja tulos dokumentoidaan.
• Erottelu: asiakaskohtaisesti eroteltu tietojen säilytys (multi-tenant), kyselyt tilikohtaisesti.
• Tarkastaminen: palvelinten ja riippuvuuksien tietoturvapäivitykset, toimenpiteiden tarkastus vuosittain.

Liite 2: Alikäsittelijät

OVH GmbH käyttää puolestaan OVHcloud-konsernin yhtiöitä, tukeen ja ylläpitoon myös yhtiöitä OVH Hébergement Inc. (Kanada) ja OVH Limited (Yhdistynyt kuningaskunta); ajantasainen luettelo on osoitteessa https://contract.eu.ovhapis.com/1.0/pdf/OVH_Sub_processors-de.pdf.

Eivät ole alikäsittelijöitä: Mollie, Apple ja Google (maksu tai toimitus omassa suhteessaan käyttäjään, ei toimeksiannon tietoja).