Pogodba o obdelavi osebnih podatkov (člen 28 GDPR)

1. Stranki in predmet

1.1 Upravljavec je uporabnik (v nadaljevanju: „naročnik“), obdelovalec je iBeekeeper UG (haftungsbeschränkt), Lessingstraße 4, 15345 Altlandsberg, Nemčija (v nadaljevanju: „iBeekeeper“).

1.2 iBeekeeper obdeluje osebne podatke v imenu naročnika, kolikor jih ta v okviru pogodbe o uporabi (splošni pogoji) shranjuje v storitvi. Trajanje: trajanje pogodbe o uporabi skupaj z roki po točki 9.

2. Vrsta, namen in obseg

3. Navodila

iBeekeeper obdeluje podatke samo po dokumentiranih navodilih naročnika. Navodila so dokončno določena v pogodbi o uporabi ter v nastavitvah in funkcijah storitve, ki jih naročnik uporablja. Nadaljnja navodila naročnik daje v besedilni obliki na service@ibeekeeper.de. Če iBeekeeper meni, da je navodilo nezakonito, na to nemudoma opozori naročnika (drugi pododstavek člena 28(3) GDPR).

4. Zaupnost

iBeekeeper uporablja samo osebe, ki so zavezane k zaupnosti ali za katere velja zakonska obveznost molčečnosti.

5. Tehnični in organizacijski ukrepi

iBeekeeper sprejme ukrepe v skladu s členom 32 GDPR, ki so opisani v Prilogi 1, in jih prilagaja najnovejšemu tehnološkemu razvoju, ne da bi znižal raven varstva.

6. Podobdelovalci

6.1 Naročnik odobri podobdelovalce, navedene v Prilogi 2.

6.2 iBeekeeper naročnika najmanj 30 dni vnaprej v besedilni obliki obvesti o vsaki nameravani vključitvi ali zamenjavi. Naročnik lahko v tem roku ugovarja iz utemeljenega razloga, povezanega z varstvom podatkov. Če se stranki ne moreta sporazumeti, lahko naročnik pogodbo o uporabi odpove s trenutkom spremembe.

6.3 iBeekeeper vsakemu podobdelovalcu pogodbeno naloži enake obveznosti glede varstva podatkov.

7. Podpora naročniku

iBeekeeper naročnika s primernimi ukrepi podpira pri odgovarjanju na zahteve posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki (členi 12 do 22 GDPR), zlasti s funkcijami storitve za izvoz, spreminjanje in izbris, ter pri obveznostih po členih 32 do 36 GDPR. Če se posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, obrne neposredno na iBeekeeper, iBeekeeper zahtevo posreduje naročniku.

8. Kršitve varstva osebnih podatkov

iBeekeeper naročniku kršitev varstva podatkov, obdelanih po naročilu, prijavi nemudoma, po možnosti v 48 urah po seznanitvi, s podatki iz člena 33(3) GDPR, kolikor so znani.

9. Izbris in vračilo

Naročnik lahko podatke kadar koli sam izvozi in izbriše. Po koncu pogodbe o uporabi oziroma po izbrisu uporabniškega računa iBeekeeper podatke, obdelane po naročilu, izbriše v rokih iz splošnih pogojev (točka 9.7), razen če obstaja zakonska obveznost hrambe. Dnevne varnostne kopije se izbrišejo po 30 dneh, po eno stanje na koledarski mesec po 12 mesecih. Varnostne kopije so šifrirane in se uporabljajo samo za obnovitev; po obnovitvi se vmes izbrisani podatki ponovno izbrišejo.

10. Dokazila in pregledi

iBeekeeper naročniku na zahtevo da na voljo informacije, ki so potrebne za dokazovanje izpolnjevanja teh obveznosti, in omogoči preglede s strani naročnika ali revizorja, ki ga ta pooblasti in ki je zavezan k molčečnosti, po predhodni najavi s primernim rokom v delovnem času. Dokazovanje poteka prednostno z dokumentacijo in informacijami.

11. Odgovornost in končne določbe

Za odgovornost velja člen 82 GDPR; sicer veljajo splošni pogoji. V primeru nasprotij ima ta pogodba prednost pred splošnimi pogoji, kolikor gre za varstvo osebnih podatkov.

Priloga 1: Tehnični in organizacijski ukrepi

• Vstop in fizična varnost: strežniki izključno v podatkovnih centrih OVHcloud, pogodbeni partner OVH GmbH, Köln; nadzor vstopa s strani OVHcloud v skladu z njeno pogodbo o obdelavi podatkov (različica z dne 17. 10. 2025).
• Dostop: prijava z geslom, gesla so shranjena samo kot zgoščena vrednost (hash); skrbniški dostop do strežnikov samo s ključem SSH.
• Pravice dostopa: pravice v storitvi za vsak uporabniški račun, deljenje samo s strani uporabnika; upravni dostopi se beležijo (skrbniška aplikacija, dnevnik dejanj v zvezi s strankami).
• Posredovanje: šifriranje prenosa TLS za vse povezave; fotografije brez metapodatkov.
• Nadzor vnosa: dnevnik sprememb za blagajniško knjigo in izdane račune, nespremenljivo shranjevanje s kontrolno vsoto.
• Razpoložljivost: dnevno varnostno kopiranje podatkovne baze in medijev v ločeno shrambo (objektna shramba OVHcloud v Nemčiji); dnevne varnostne kopije se izbrišejo po 30 dneh, po eno stanje na koledarski mesec po 12 mesecih; varnostne kopije so šifrirane in se uporabljajo samo za obnovitev; obnovitev se preizkusi najmanj enkrat letno, rezultat pa se dokumentira.
• Ločevanje: hramba podatkov, ločena po naročnikih, poizvedbe za vsak uporabniški račun posebej.
• Preverjanje: varnostne posodobitve strežnikov in odvisnosti, letno preverjanje ukrepov.

Priloga 2: Podobdelovalci

OVH GmbH sama uporablja družbe skupine OVHcloud, za podporo in vzdrževanje tudi OVH Hébergement Inc. (Kanada) in OVH Limited (Združeno kraljestvo); aktualni seznam je na voljo na naslovu https://contract.eu.ovhapis.com/1.0/pdf/OVH_Sub_processors-de.pdf.

Niso podobdelovalci: Mollie, Apple in Google (plačilo oziroma dostava v lastnem razmerju do uporabnika, brez podatkov, obdelanih po naročilu).